Mau Minta Surat Rekomendasi? Ini 8 Etika yang Benar-Benar
Harus Kamu Pahami
Ketika kamu ingin melanjutkan pendidikan atau pekerjaan ke
tahap lebih lanjut, pastinya kamu dimintain surat rekomendasi oleh pihak
penyeleksi. Rekomendasi ini adalah bukti dan penilalaian yang diberikan oleh
atasan atau rekan yang mengetahui kualitas dan karaktermu. Nantinya, surat
rekomendasi jadi salah satu acuan bagi pihak penyeleksi untuk menentukan apakah
kamu adalah kandidat yang tepat untuk mengisi posisi yang mereka butuhkan.
Meminta surat rekomendasi memang proses yang gampang-gampang
susah. Tapi kalau caranya sudah salah, dijamin ceritamu berburu rekomendasi
juga nggak akan mudah. Bisa-bisa orang yang kamu mintain rekomendasi malah
jengkel dan terganggu. Nah kalau udah begini kan malah ribet, padahal kan surat
sakti itu diperlukan banget!
Biar nggak salah langkah ketika baru pertama kali meminta
surat rekomendasi, berikut etika-etika yang harus dipatuhi demi
kelancaran usahamu. Yuk dicek dulu satu per satu.
1. Pilih perekomendasi yang bisa menilai kualitasmu dengan
tepat. Jangan nyomot nama besar kalau sama kamu saja beliau nggak kenal
Jangan mentang-mentang CEO perusahaanmu adalah orang paling
berpengaruh dalam daftar Forbes, atau kamu dikontrak oleh proyek Kementerian,
lantas kamu langsung menjadikan Pak Bos Besar atau Pak Menteri sebagai calon
pemberi rekomendasimu.Kalau memang hubungan kerjanya tidak langsung dan orang
yang bersangkutan bahkan tidak mengenalmu, lebih baik jangan.
Perekomendasi yang tepat adalah orang yang bersentuhan
langsung dengan kamu dalam masa studi atau kerjamu di sana. Misalnya manager,
supervisor, atau bahkan rekan kerja. Mereka yang dapat memberikan poin-poin
yang mendalam tentang etos kerjamu selama ini. Tentunya orang-orang ini juga
bisa menilai kualitasmu dengan bijaksana. Ingat, nggak menutup kemungkinan komite
penyeleksi melakukan follow up dengan mengontak perekomendasimu langsung untuk
mendapatkan informasi tambahan. Kalau kalian benar-benar saling mengenal,
beliau pasti akan bisa dengan lancar menjelaskan.
2. Karena kamu bukan berhadapan dengan cenayang, perjelas
maksud dan tujuan. Highlight poin-poin yang bisa memperkuat rekomendasi
Walaupun sudah kenal dengan calon pemberi rekomendasi, nggak
menutup kemungkinan yang bersangkutan hanya ingat denganmu samar-samar. Mungkin
sudah lama tidak bertemu atau tidak update lagi dengan kabar hidupmu. Inilah
pentingnya menjelaskan lagi hubunganmu dengan beliau saat kontak pertama untuk
minta rekomendasi. Jelaskan mata kuliah, atau proyek apa saja yang pernah kamu
kerjakan bersama beliau.
Akan lebih memudahkan lagi kalau kamu sertakan daftar
prestasi yang pernah kamu raih dalam bidang yang ingin kamu mintai rekomendasi.
Jelaskan juga tentang beasiswa atau pekerjaan yang sedang kamu kejar, serta
alasanmu menginginkannya. Ini akan memudahkan calon pemberi rekomendasi untuk
mengingat poin lebihmu yang bisa ditonjolkan dalam surat nantinya.
3. Bersiap-siaplah dan bersedialah mengalah demi jadwal
mereka. Ingat, kamu yang butuh mereka, bukan sebaliknya!
Bisa dimengerti kalau karena agenda dan pekerjaan lainnya,
kamu jadi nggak punya banyak waktu untuk mengurusi segala macam keperluan
rekomendasi. Tapi ingat lagi, sesibuk-sibuknya kamu, kamu sedang meminta waktu
dari orang yang kesibukannya berkali-kali lipat darimu.
Oleh karena itu, korbankanlah waktu dan usahamu untuk mengejar
calon pemberi rekomendasimu. Sesuaikan waktumu dengan waktu kosongnya, bukan
kebalikannya. Toh, jika surat tersebut tidak jadi, perekomendasimu juga nggak
bakal rugi apa-apa.
Kalau kata lagunya Maudy Ayunda sih, tahu diri.
4. Karena yang minta surat rekomendasi nggak hanya kamu
seorang, kalau ngantre dan ada prosedurnya ya maklumi aja.
Karena beliau adalah orang penting yang juga diburu oleh
para pencari rekomendasi lainnya, kamu harus sabar. Belum lagi segudang
pekerjaan yang menyita waktu dan perhatian calon pemberi rekomendasimu. Wajar
kalau akhirnya beliau membuat prosedur untuk surat rekomendasi. Misalnya lewat
asisten pribadinya, mesti mengisi formulir untuk database, mengajukan paling
lambat sebulan sebelum tenggat waktu, dan sebagainya.
Semua orang juga melewati prosedur yang sama kok. Walau
jadinya akan menyita waktumu lebih lama, jalanin aja dengan ikhlas dan tabah
ya. Balik lagi ke prinsip awal, yang butuh itu kamu.
5. Buktikan bahwa kamu memang layak dapat rekomendasi luar
biasa. Cara berkomunikasi profesional harus dijaga
Faktor jarak bisa membuat komunikasi yang tercipta antara
kamu dan calon pemberi rekomendasimu tidak bisa dilakukan dengan tatap muka.
Kalau begini, email jadi solusinya. Segala perkenalan, penjelasan, dan
permintaan yang lebih detail bisa kamu tuangkan ke dalam email kepada beliau.
Akan tetapi, masih banyak yang menyepelekan etika berkirim
email dengan dosen, atasan, atau rekan bisnis. Dalam konteks formal saat kamu
meminta rekomendasi, tulislah email dengan sopan, terperinci, dan terkesan
tidak memaksa. Di dalam email, minta izin juga untuk menghubungi beliau lewat
jalur komunikasi lainnya seperti sms, Whatsapp, atau telepon untuk mengetahui
perkembangan surat rekomendasi.
6. Setiap perekomendasi jangan dipukul rata. Karena beda
orang beda pendekatannya, ikuti saja aturan mainnya
Ketika meminta rekomendasi, ada baiknya kamu kenali tipe
orang yang kamu mintai rekomendasi dalam merespon permintaan serupa. Beberapa
orang sudah punya template sendiri. Mereka tidak keberatan untuk
mempersonalisasi surat dengan konten yang mereka buat sendiri. Terkadang,
mereka juga tidak keberatan untuk mengirimkannya sendiri.
Ada juga yang akan memintamu membuatkan konsep,
menerjemahkannya ke dalam Bahasa Inggris (jika surat yang diminta dalam Bahasa
Inggris), kemudian baru mengedit konsep yang telah kita buat. Jika mereka
menyerahkan konsepnya padamu, buatlah draf sesuai dengan kemampuanmu yang
sebenarnya. Hindari melebih-lebihkan, karena itu akan membuatmu terlihat tidak
profesional. Toh nanti draf tersebut akan ditinjau ulang oleh orang yang
namanya akan kamu gunakan, ya kan?
7. Tolong, kamu jangan posesif kayak si mantan! Follow up
penting, asal atur jeda, jangan sampai nanyain tiap hari ya~
Karena kesibukan yang padat, nggak jarang surat
rekomendasimu jadi prioritas kesekian bagi calon pemberi rekomendasimu. Ini
terkadang bikin galau. Inginnya mengingatkan tapi takut mengganggu, kalau nggak
diingatkan justru akan menghambat proses seleksimu.
Kamu memang punya hak untuk mengingatkan, tapi harap
dilakukan dengan cara-cara yang baik. Ketika meminta, mintalah agar
diperbolehkan mengirimkan reminder kepada beliau pada tanggal-tanggal tertentu
menjelang tenggat waktu. Oleh karena itu, penting untuk tidak jadi deadliners
alias orang yang minta rekomendasi dengan waktu mepet. Bisa-bisa, permintaanmu
ditolak sebelum sempat diproses. Huhu.
8. Jangan menghilang tanpa kabar setelah diberi rekomendasi.
Cerita suksesmu itu perlu juga dibagi
Nah ini nih penyakit yang banyak orang sering lakukan. Begitu
surat rekomendasi sudah di tangan, langsung girang dan pergi menghilang.
Padahal, surat rekomendasi yang kamu dapatkan itu akan membantumu mencapai
cita-citamu selanjutnya. Jangan sampai kamu jadi kacang lupa kulitnya ya.
Berikan kabar begitu pengumuman yang kamu tunggu-tunggu
tiba. Baik hasilnya sesuai yang kamu harapkan, atau mungkin belum. Menjaga
hubungan baik dengan pemberi rekomendasimu bukan cuma perkara nanti kamu akan
membutukan rekomendasi lagi, tapi juga berkaitan dengan menghargai orang-orang
yang berjasa dalam pengembangan dirimu selama ini.
Perkara meminta surat rekomendasi memang sepertinya sepele.
Tapi rambu-rambu seperti ini perlu kamu taati agar urusanmu lancar. Selamat
berburu ya!
Milan Tomic
Hi. I’m Designer of Blog Magic. I’m CEO/Founder of ThemeXpose. I’m Creative Art Director, Web Designer, UI/UX Designer, Interaction Designer, Industrial Designer, Web Developer, Business Enthusiast, StartUp Enthusiast, Speaker, Writer and Photographer. Inspired to make things looks better.
0 comments:
Post a Comment